Praha 2. března 2026 (PROTEXT) – Digitalizace administrativy se stává i ve školství nevyhnutelnou realitou. Do 1. ledna 2027 musí všechny základní a střední školy v České republice vést elektronicky svou spisovou službu. Pro školy to znamená nejen splnění nové povinnosti, ale i zásadní změnu v práci s dokumenty, rozhodnutími a osobními údaji žáků a jejich rodičů i zaměstnanců.
Na rozdíl od úřadů sice školy nemají povinnost používat atestovanou elektronickou spisovou službu, přesto však musí jejich řešení splňovat požadavky zákona o archivnictví, prováděcí vyhlášky i Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). Právě zde vyvstává otázka, která je pro ředitele klíčová: zda zvolit minimální řešení „pro splnění povinnosti“, nebo systém, který školu dlouhodobě ochrání a usnadní její řízení.
Co atestace znamená pro školu
Atestace elektronické spisové služby je oficiálním potvrzením, že systém splňuje všechny legislativní, technické a bezpečnostní požadavky stanovené zákonem. Nejde o formální razítko, ale o prověření reálného provozu daného systému – tedy způsobu práce s dokumenty, jejich evidence, podepisování, archivace, skartačního řízení, ale i úroveň zabezpečení systému a dat v něm.
Pro školu taková atestace znamená jistotu, že rozhodnutí o přijetí či nepřijetí žáků, správní akty, personální dokumentace nebo smlouvy obstojí při kontrole zřizovatele, auditu nebo případném sporu s rodiči. Atestovaná spisová služba zajišťuje autenticitu a neměnnost dokumentů a poskytuje úplnou auditní stopu, která je v prostředí školy stále důležitější.
Školy nejsou úřady, odpovědnost ale mají stejnou
Legislativa dává školám výjimku – nemusí používat atestovaný systém. To však neznamená, že by se na ně nevztahovaly povinnosti spojené s ochranou osobních údajů, archivací dokumentů nebo dohledatelností rozhodnutí. Každé nahlédnutí do dokumentu obsahujícího osobní údaje žáka je zpracováním podle GDPR a musí být prokazatelné.
V praxi se tak školy mohou dostat do složité situace, kdy použitý systém sice deklaruje soulad s legislativou, ale jeho funkčnost nebyla nezávisle ověřena. Ředitel pak nese odpovědnost za případná pochybení, aniž by měl jistotu, že mu použitý software skutečně poskytuje potřebnou ochranu.
Digitalizace přijímacího řízení jako zátěž i příležitost
Jedním z největších impulzů ke změně je digitalizace přijímacího řízení. Systémy jako DIPSY předávají školám elektronické dokumenty, které je nutné správně zaevidovat, zkontrolovat jejich podpisy, bezpečně uložit a po stanovené době skartovat. To vše v prostředí, kde se pracuje s citlivými údaji žáků a jejich zákonných zástupců. Bez elektronické spisové služby se tato agenda tříští mezi e-maily, úložiště a školní informační systémy. Atestovaná eSSL naopak umožní celý proces zvládnout přehledně, jednotně a v souladu s předpisy – bez zbytečných ručních zásahů a improvizací.
Když školní informační systém nestačí
Školní informační systémy, jako jsou Bakaláři nebo Edookit, jsou pro pedagogickou agendu nepostradatelné. Nejsou však navrženy jako nástroje pro vedení spisové služby podle zákona o archivnictví. Dokumenty vzniklé ve škole tak často zůstávají mimo oficiální evidenci, což zvyšuje riziko chyb i ztráty kontroly nad dokumentací.
Řešením je propojení školních informačních systémů s elektronickou spisovou službou. Například GINIS SSD Education od společnosti Gordic umožňuje automatický přenos dokumentů ze školních systémů přímo do spisové služby, kde jsou správně zaevidovány, opatřeny metadaty a bezpečně uloženy. Škola tak získává jednotné místo pro správu všech důležitých dokumentů.
Nástroj pro vedení školy
Elektronická spisová služba není jen administrativní nutnost pro sekretariát. Je to řídicí nástroj, který poskytuje vedení školy přehled o klíčových procesech. Ředitel v něm má kdykoli k dispozici informace o stavu správních řízení, podepsaných dokumentech i plnění povinností školy. Automatizace rutinních kroků, elektronické schvalování a jednoznačně stanovená odpovědnost za jednotlivé úkony, které elektronická spisová služba poskytuje, šetří čas nejen administrativě, ale i vedení školy. V prostředí, kde se ředitelé potýkají s nedostatkem kapacit, je to praktický přínos, nikoli teoretická výhoda.
Dlouhodobá digitální strategie školy
Zavedení elektronické spisové služby by nemělo být izolovaným krokem. Moderní škola potřebuje propojení administrativních, ekonomických a personálních systémů do funkčního celku. Stejně důležitá je i podpora dodavatele v podobě metodické pomoci, školení zaměstnanců a garance dlouhodobého rozvoje systému. Ředitelé školy by tam měli mít na paměti, že nevybírají jen software, ale partnera, který mu pomůže zvládnout digitalizaci bez zbytečných rizik a výpadků provozu.
Atestovaná jistota pro školu
Prvním řešením pro školy, které získalo atestaci na soulad s požadavky archivního zákona a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS), je spisová služba GINIS SSD Education. Toto řešení společnosti Gordic, českého dodavatele informačních systémů, vychází z osvědčené platformy GINIS, která je dlouhodobým standardem české veřejné správy. Díky certifikaci na úroveň bezpečnosti BÚ3 v Katalogu služeb cloud computingu navíc GINIS splňuje i nejvyšší požadavky na ochranu dat.
Volba GINIS SSD Education pro školu znamená jistotu, že řešení je nejen v souladu s aktuální legislativou, ale také připravené na další etapy digitalizace školství. A pro ředitele především klid, že administrativní zázemí školy stojí na pevných a ověřených základech. Více informací najdete na stránkách gordic.cz.
Zdroj: Gordic